Gemeente Almelo
Online platform om meerdere wijkcentra digitaal aan elkaar te verbinden. Met uren-registratie-systeem, centrale relatie-database, contracten aanmaken, online-facturatie, nieuwsverspreiding en document-uitwisseling
Voor de afdeling Stedelijk Beheer (StB) van de Gemeente Almelo hebben we een online platform ontwikkeld die de verschillende onderdelen van StB met elkaar verbind.
Centrale homepage
Als eerste ontstond er een centrale website als entree naar de verschillende wijkcentra. Vanaf de centrale homepage kan er doorgeklikt worden naar de eigen websites van de wijkcentra. Een andere functie is dat medewerkers kunnen inloggen op een afgeschermd gedeelte van de website.
Afgeschermd gedeelte
In een afgeschermd gedeelte wil Stedelijk Beheer een aantal taken / functionaliteiten samenvoegen die door de verschillende onderdelen voor de implementatie van deze plannen lokaal gebeurden. Ieder had zijn eigen werkwijze, archief en software. De ontwikkelde online applicaties zorgen voor een enorme kostenbesparing, standaardisering van werking, veiligheid door centrale opslag en backups, en een enorme toename van gebruikersgemak omdat de software altijd, vanaf elke computer met internetverbinding benaderbaar is.
Centraal uren-registratiesysteem
Alle medewerkers van het Stedelijk Beheer kunnen vanaf hun werkplek of vanaf hun huisadres inloggen op de website om hun gewerkte uren in te voeren. Meerdere uurtypes, afhankelijk van je CAO, zijn in te voeren. Automatisch wordt het TVT (tijd-voor-tijd) saldo bijgewerkt. Verlof wordt digitaal aangevraagd en na akkoord ook in het systeem verwerkt. Er is dirdct inzichtelijk hoeveel verlof er nog beschikbaar is. Bij het afsluiten van de periode, na goedkeuring van de medewerker zelf, keurt de leidinggevende de ingevulde uren goed, en maakt automatisch een (excel) export voor de loonadministatie + een eigen backup.
Centraal relatie systeem + huurcontracten
Elke klant van de locaties die vallen onder Stedelijk Beheer worden centraal ingevoerd en begehouden. Op basis van deze relatiegegevens kunnen online contracten worden opgemaakt. Deze contracten kunnen meerdere ruimtes bevatten, tegen verschillende tarieven, aangevuld met faciliteiten (zoals bijv. multimedia beamers) of catering (kannen koffie of lunch). Contracten kunnen als pdf vertaald worden naar een offerte en daarna omgezet worden naar een papieren contract, uit te printen in huisstijl (naast de digitale opslag). Een kopie van elk aangemaakt contract gaat (automatisch) per e-mail ter controle naar de leidinggevende (als pdf).
Online facturatie
Op basis van opgestelde contracten worden er reminders geproduceerd wanneer een contract verlengd moet worden, of wanneer er een periodieke factuur gemaakt moet worden. Als een (online)factuur wordt opgesteld, wordt er uit de contract(en) de relevante gegevens gehaald voor de factuur, achteraf aanpasbaar, of aanvulbaar met extra items. De factuur wordt wederom in pdf geproduceerd om te kunnen archiveren (online) of te printen op voorbedrukt briefpapier.
Centrale nieuwspublicatie
Vanuit de verschillende disciplines kan er centraal een nieuwsartikel worden aangemaakt die op iedere persoonlijke homepage van de medewerkers wordt getoond. Daaronder het archief van eerdere nieuwsitems.
Centrale bestanden opslag
Afhankelijk van de rechten en de locatie waar de medewerker werkzaam is, kan hij in een apart gedeelte bepubliceerde documenten (excel, word, pdf) downloaden of uploaden. Denk aan procedures, standaard formulieren, manuals en reglementen.
Elk onderdeel zijn eigen website
Elk onderdeel van Stedelijk Beheer krijgt een eigen website, in de eigen huisstijl opgetrokken, gebasseerd op een basissysteem met de mogelijkheid allemaal op gelijke wijze van de ontwikkelde technieken gebruik te maken. Beheerders van de wijkcentra onderhouden de websites zelf. 1vision ontwikkelde de vormgeving, techniek, eerste implementatie en instructie, aangevuld met hosting en helpdesk. De websites van De Schelf, 't Moll'nwiek, Eninver en De Schöppe zijn op deze wijze al gereleased.